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Les différentes étapes du processus
Pour recevoir un rappel chaque session des dates de soumission n’oubliez pas de vous inscrire à notre bulletin !
TL:DR;
Le processus peut être résumé en quelques points :
| Jusqu’à Date 1 | Soumission du projet sur la plateforme du Service de Développement Professionnel de l’Université Laval (SDP) et évaluation de la portée et de la faisabilité avec un professionnel de l’IID au besoin. Spécifier :
|
| Date 1 | Ouverture des offres aux étudiants et réception des CVs des étudiants prêts à partir en stage sur la plateforme du SDP |
| Jusqu’à Date 2 | Entrevues et sélection des préférences et confirmation de celui-ci sur votre page de gestion de stage du SDP |
| Date 2+ | Repêchage algorithmique des étudiants selon les préférences exprimée et création du stage sur la plateforme du SDP. |
| Jusqu’à Date 3 | Rédaction de la demande de subvention par l’IID avec votre collaboration |
| Jusqu’à Date 4 |
|
| Date 5 | Début du stage |
Avec les dates qui varient selon les sessions de départ en stage :
| Dates | Automne | Hiver | Été |
|---|---|---|---|
| Date 1 | Dernier lundi d'avril | Dernier lundi de septembre | Dernier lundi de janvier |
| Date 2 | Mi-mai | Mi-octobre | Mi-février |
| Date 3 | Début juin | Début novembre | Début mars |
| Date 4 | Courant de l'été | Début décembre | Début avril |
| Date 5 | 3e lundi de septembre | 3e lundi de janvier | 3e lundi de mai |
Détails du processus
1. Avant de proposer un projet
Vous pouvez prendre contact avec nous, nous avons une équipe de professionnels qui vous aideront à analyser vos besoins pour produire un projet de stage adéquat tant pour votre organisation que pour les exigences académiques du parcours des étudiant.e.s.
Même si vous n’êtes pas certains, il nous fera plaisir de voir avec vous vos besoins et d’évaluer les possibilités.
Pour recevoir un rappel chaque session des dates de soumission de projet, il suffit de vous inscrire à notre bulletin.
Combien ca coûte ?
Grâce à une entente particulière avec l’organisme subventionnaire Mitacs, nous offrons la possibilité, si vous y êtes admissible, d’avoir accès à un étudiant pour 2 unités de stage Mitacs, soit 15000$. Les organismes suivants sont admissibles :
- Entreprises privées
- OBNL
- Municipalités
- Hôpitaux
Si vous n’y êtes pas admissibles (organismes publics ou para-publics), prenez contact avec nous pour qu’on regarde ce que l’on peut faire.
2. Proposer un projet de stage, recruter un.e étudiant.e
Vous pouvez proposer directement un projet sur la plateforme du Service de Développement Professionnel de l’Université Laval (SDP).
Pensez à bien spécifier :
- Offre de stage pour le 2e cycle en Intelligence Artificielle
- Dates de l’offre jusqu’à Date 1
Préciser dans le contenu de l’offre :
- Le contexte et la problématique du projet
- Les objectifs précis
- Les données qui seront utilisées
Précisez dans les conditions que ce sera une bourse Mitacs (20 000$).
Et si vous avez plusieurs projets, déposez une offre par projet.
La session de stage est importante. Les dates exactes de stage et d’affichage ne le sont pas. Le SDP n’offre pas encore la possibilité d’afficher un stage sur deux sessions consécutives.
Nous validerons le projet en partenariat avec le SDP et nous vous contacterons au besoin pour des précisions.
Vous recevrez alors sur votre offre les candidatures d’étudiant.e.s de la MIIA intéressé.e.s par celle-ci. Vous aurez alors quelques semaines (généralement 3) pour rencontrer tous les étudiant.e.s qui sont intéressé.e.s par votre projet. Une fois les entrevues effectuées et votre ordre de préférence établi, nous rentrerons en mode repêchage !
Le repêchage
Le repêchage se base sur un algorithme qui se veut équitable pour les entreprises et les étudiant.e.s, basé sur les choix préférentiels des étudiants et des entreprises.
Il est TRÈS important d’avoir mis des choix avant la date limite ou bien un choix aléatoire vous sera assigné. Si vous ne souhaitez prendre aucun étudiant, refusez les tous.
Je veux proposer le projet à un.e étudiant.e en particulier
Si vous avez déjà un.e étudiant.e à qui vous voulez proposer le projet, prenez contact avec notre équipe en mettant l’étudiant.e concerné.e en CC. Nous partirons le processus directement à partir de l’étape de rédaction de la demande de subvention.
Je veux proposer le projet à un.e employé.e
C’est possible ! Il faut seulement que votre employé.e et vous lisiez l’information sur les conflits potentiels et remplissez les documents correspondants. Il faut également que le stage réponde aux exigences académiques du parcours MIIA. Prenez contact avec nous pour plus de détails.
Prenez en compte également que nous privilégions les financements Mitacs pour les subventions de stage, ce mode de financement permet de payer également l’accompagnement de votre stage par une équipe de professionnels hautement qualifiés en IA qui ont déjà accompagné plus de 100 stages.
Si jamais vous envisagiez un autre mode de financement, l’accompagnement scientifique de votre employé serait alors à payer séparément (~13000$) pour garantir toutes les chances de succès de votre projet et la réussite des exigences académiques du stage.
3. Avant d’accueillir l’étudiant.e
Assurez vous que les données sont disponibles et accessibles à l’étudiant.e
4. Pendant le stage
Le stage se déroulera sur une période de deux sessions consécutives. Durant la première session de stage, l’étudiant.e suivra un cours de méthodologie de recherche en science des données les vendredis à 13h. Un scrum scientifique lui sera donné également les vendredis matin avec notre équipe de professionnels et d’autres étudiants pour bénéficier de leurs expériences et partager la sienne.
L’étudiant.e n’ira en milieu de stage que 26 semaines sur les 32 que composent les deux sessions. Les deux premières semaines de la session 1 sont consacrées aux lectures scientifiques préliminaires au projet et à l’intégration de l’étudiant.e à votre organisation avant le début du stage (Date 5). Les dernières semaines seront consacrées à la finalisation du rapport de stage et à la présentation finale des résultats.
Il est possible de prendre contact avec nous à tout moment pour discuter de l’avancement du projet et s’assurer de l’alignement de celui-ci avec les objectifs d’affaires de votre organisation.
5. Après le stage, à qui la PI ?
Tous les stages réalisé grâce à la subvention Mitacs sont couverts par l’entente existante entre l’Université Laval est Mitacs. Les détails de l’entente (version 2022) sont lisibles ici : Conditions et Règles applicables pour les stages accélération
Pour les stages hors-Mitacs, couverts alors par une entente d’accompagnement de recherche séparée, les termes de partage de la propriété intellectuelle y sont généralement similaires et sont négociés à la pièce avec l’université. Il faut donc prévoir un petit peu plus de temps pour que les départements légaux des deux entités s’entendent.